Bijzonder … Als ik nieuwsberichten voor mijn website schrijf, dan gebruik ik meestal de informele aanspreekvorm jij. Maar nu ik het over het onderwerp structuur en overzicht wil hebben, vind ik het gepaster om het officiële u te gebruiken. Met de jij-vorm heeft het bericht net niet die uitstraling die ik het mee wil geven. Dat onderstreept maar weer eens dat kiezen voor aanspreken met u of jij onder andere afhankelijk is van de lading die een boodschap moet krijgen. Een stukje ervaring delen of zakelijke informatie geven? Op een luchtige toon informeren of het wat serieuzer aanpakken?
Maar één ding is zeker: blijf in de tekst consequent in de gekozen aanspreekvorm. Ook dat hoort bij goede communicatie. 😉

En dan nu over naar het feitelijke onderwerp.
Structuur en overzicht zijn belangrijke aspecten bij het opzetten van goede communicatie. Heeft u een achterstand in communicatie weg te werken? Ziet u een onoverzichtelijke berg informatie waar bijna geen doorkomen meer aan is? De eerste stap naar een goede communicatieplanning is structuur en overzicht creëren.

  • Begin met een duidelijke visie en specifieke doelen te definiëren. Geen verwarring meer over de doelstellingen van uw communicatie, maar een doelgerichte planning.
  • Wijs taken toe op basis van individuele competenties. Een goed gedelegeerde taakverdeling zorgt ervoor dat iedereen die zich bezighoudt met uw communicatie datgene doet waar hij of zij goed in is.
  • Stel deadlines vast voor de verschillende taken en projecten. Een schema maakt prioriteiten inzichtelijk, waardoor iedereen proactief kan blijven op zijn of haar taken en stress vermindert.
  • Organiseer de opslag van uw gegevens compleet en overzichtelijk, zodat het gemakkelijk is om essentiële informatie terug te vinden.

Ziet u dit zelf niet zitten? Als doorgewinterde managementassistent ben ik een kei in het scheppen van structuur en overzicht, een onderdeel van mijn dienst “Helpen met schrijven”.

Een voorbeeld: al uw ontvangen e-mailberichten zitten lekker door elkaar in de map archief. U heeft ze wel bewaard, maar zie dat ene bericht dat u nu nodig heeft maar eens terug te vinden … Wat zou het prettig zijn als al die e-mails eens onderverdeeld zouden worden in mapjes per onderwerp! Als een echte mappen-miep doe ik zo’n klusje graag voor u.

De voordelen van een eenmalige investering zult u blijvend ervaren.

  • Efficiëntie
    Het opbouwen van structuur zorgt voor het stroomlijnen van de communicatie. Taken worden efficiënter uitgevoerd, wat tijd en middelen bespaart.

  • Gestructureerde gegevensopslag
    De informatie met betrekking tot uw communicatie is altijd beschikbaar voor wie die nodig heeft.

  • Teamproductiviteit
    Helderheid in taken en verantwoordelijkheden vergroot de productiviteit en vermindert conflicten.

  • Overdraagbaarheid
    Nieuwe medewerkers kunnen sneller worden ingewerkt en nieuwe projecten kunnen gemakkelijker worden
    geïmplementeerd.

  • Klanttevredenheid
    Goede communicatie zorgt voor duidelijke en tijdige informatie. Uw doelgroep zal er heel blij mee zijn!